Vom Kunden direkt ins System

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Vom Kunden direkt ins System

Die Service-Spezialisten von Voortmann setzen im Außendienst auf eine mobile App und profitieren von einem hohen Automatisierungsgrad im Tagesgeschäft. Im Bereich Service, Wartung und Instandhaltung gewinnt der Einsatz von mobilen Endgeräten immer mehr an Bedeutung. So auch beim mittelständischen Unternehmen Voortmann aus Issum (Niederrhein). Der Spezialist für Steuerungs-, Druckluft-, Verlade- und Sprühsysteme hat jüngst eine mobile Lösung eingeführt, welche das Zusammenspiel zwischen interner Verwaltung und Außendienst effektiv erleichtert.

In der Pneumatik, Druckluft, Hydraulik, Elektrotechnik, Verlade- und Sprühtechnik vereint Voortmann Anlagenbau, Dienstleistungen sowie Handels- und Ersatzteilgeschäft unter einem Dach. „Wir sind auf unserem Gebiet ein Allround-Dienstleister – von der Beratung und Planung, über die Inbetriebnahme, bis hin zur 24/7-Wartung und Instandhaltung übernehmen wir alles für unsere Kunden“, bestätigt Robert Sauer, Leiter IT bei der Voortmann GmbH & Co. KG. „Um auch bei wachsender Kundschaft ein steigendes Pensum im Tagesgeschäft effektiv bewältigen zu können, setzen wir auf nahtlose, IT-gestützte Prozesse.“

Mobile Service App für den Außendienst
Im Außendienst setzt Voortmann seit 2017 auf die mobile Technologie von flexmobility platform und das zugehörige Service-Template flexmobility service, das von den Düsseldorfer Spezialisten für Digitalisierung, 3mobility solutions GmbH entwickelt und vertrieben wird. Voraus ging die Frage, wie man die vier zentralen Bereiche Innendienst, Projektarbeit, Service und Wartung am besten miteinander vereinen könne. „Wir wollten den gesamten Prozess zwischen Servicetechnikern und Innendienstpersonal deutlich schlanker gestalten“, erläutert Robert Sauer das Projekt. Denn bis zur Rechnungsstellung verging oft wertvolle Zeit. Erst wenn die händisch erfassten Berichte den Innendienst erreicht hatten, konnten diese die Informationen in das ERP-System übertragen.

Informationen direkt aufs Smartphone
Heute fließen die erfassten Daten direkt von der flexmobility service-App in das ERP-System – und umgekehrt. Die Servicetechniker vor Ort verwenden Smartphones, die konfigurierte App ist geräte- und plattform-unabhängig konzipiert. Sobald der Innendienst die Aufträge eingeplant und den Technikern zugewiesen hat, können diese sie abrufen. „Die Kollegen melden sich über die flexmobility service-App per Kennwort an und sehen dann auf einen Blick die zu erledigenden Einsätze“, erklärt IT-Leiter Robert Sauer. Die Lösung zeigt außerdem sämtliche Details zu den Kunden an wie bspw. Standort, Ansprechpartner, Telefonnummer, etc. Auch erhalten die Mitarbeiter Informationen zu den Hilfsmitteln und Materialien, die bei dem Einsatz verwendet werden sollen.

Daten automatisch rückmelden
Die benötigten Materialien werden für die Techniker morgens im Lager bereitgestellt und dann geht es los auf die Baustelle. Über den Tag an-fallende Eckdaten wie bspw. Zeitpunkt der Abreise und Ankunft, gefahrene Kilometer, Dauer der Arbeitszeit etc. tippt der Servicetechniker direkt in die Zeiterfassung seiner flexmobility service-App ein. Auch Daten zum Verpflegungsmehraufwand oder die Reisekosten werden nun in der App automatisch berechnet und an die Personalabteilung weiter-geleitet. Robert Sauer erinnert sich: „Das ist eine große Entlastung, denn früher sind pro Monat 35 vollgeschriebene Abrechnungszettel mit den Monatsleistungen bei der Personalabteilung eingeflattert. Heute werden die Daten einfach von unterwegs hochgeladen, automatisch berechnet und landen direkt in den dafür vorgesehenen Ordnern.“

Schneller Rechnungen stellen
Sobald der Techniker seine Arbeit beim Kunden erledigt hat, erhält der Innendienst eine Nachricht und kann mit der Rechnungstellung begin-nen. „Durch die mobile Außendienstlösung haben unsere Servicespezialisten einen sehr viel geringeren Erfassungsaufwand und können sich verstärkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren“, bringt es IT-Leiter Robert Sauer auf den Punkt. „Gleichzeitig entlasten wir unseren Innendienst von zusätzlicher Bürokratie, vermeiden Fehler bei der Übertragung und können sehr viel schneller unsere Rechnungen stellen. Letzteres erhöht nicht nur die Liquidität, sondern auch die Transparenz gegenüber unseren Kunden.“

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(Bildquelle Voortmann GmbH & Co. KG)

2019-05-24T17:20:03+02:00

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